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Gründe für eine eigene App – Die Produktivität steigern

Gründe für eine eigene App – Die Produktivität steigern

 

Aufgabe verstehen - Produktivität steigern

Hinter unserem heutigen Türchen verbirgt sich eine kleine Reise durch die Produktivität. Oder besser gesagt: durch die digitalen Möglichkeiten für Unternehmen diese zu steigern. 

In einem von Wettbewerb gezeichneten Wirtschaftssystem sind tendenziell diejenigen Unternehmen erfolgreicher, die eine hohe Produktivität aufweisen und auch dazu in der Lage sind diese kontinuierlich zu steigern.

Produktives Arbeiten ganz nach dem Motto "Schlauer, schneller, besser" unterscheidet sich in einem ganz wesentlichen Punkt von dem schlichten Fleiß eines Mitarbeiters. Produktiv zu sein, bedeutet, innerhalb einer bestimmten Zeit konkrete Ergebnisse und Werte zu generieren, die wirklich gebraucht werden.

Das Problem: In der vergangenen Jahren haben wir eine Vielzahl an Unternehmen begleitet, die erkannt haben, wie wertvoll produktive Arbeit ist. Mit diesem klaren Ziel vor Augen fehlte es den meisten Unternehmen jedoch an konkreten Ideen, wie der Weg dorthin aussehen könnte.

Ein sehr intelligenter Herr namens Charles Duhigg ist ein amerikanischer Journalist und Sachbuchautor. Er war Reporter bei der New York Times und verfasste bereits mehrere Sachbücher über menschliche Gewohnheiten und Produktivität. Laut Charles Duhigg ist die erste Hürde, die Aufgabe zu verstehen. Er beschreibt es wie folgt: "Sobald wir anfangen zu verstehen, warum (wir etwas tun), werden kleine Aufgaben zu einer größeren Konstellation von bedeutungsvollen Projekten, Zielen und Werten."

Unsere Lösung: Wäre es nicht fantastisch, wenn eine App das eigene Unternehmen maßgeblich darin stärken würde, produktive Prozesse oder gar Prozessketten in Gang zu setzen?

Fallbeispiel

Die Vertriebsmitarbeiter eines Herstellers für Kunststofftechnik sind angehalten neue Kunden für den Hochleistungskunststoff Polyetheretherketon (PEEK) zu akquirieren. Auf ihre To-Do-Liste notiert die Geschäftsführung somit die Aufgabe:

Neukundenakquise PEEK

In einer E-Mail informiert die Geschäftsführung den Vertrieb darüber, dass die Priorität nun auf genau diesem Werkstoff liegt, vergisst allerdings die Aufgabe in einen ganzheitlichen Zusammenhang zu betten. Die Mitarbeiter haben ihre Aufgabe zwar verstanden, sie müssen jedoch zunächst eine Eigenmotivation dafür entwickeln, die es ihnen ermöglicht das Ziel zu erreichen. Dies kostet wertvolle Zeit und kann mit einer internen App zur Produktivitätssteigerung ganz einfach angetrieben werden.

Das Unternehmen kontaktiert die App-Agentur FKT42 und würde gerne eine App entwickeln lassen, die vielfältig die Produktivität im Betrieb antreibt und sicherstellt. Wir machen uns sofort an die Arbeit und präsentieren dem Unternehmen folgende Funktionen, die den betrieblichen Alltag effizienter gestalten sollen.

1. Transparenz schaffen: Wir haben bereits festgestellt, dass es von Vorteil ist, wenn Mitarbeiter ihren Aufgaben konkreten Zielen zuordnen können. In der App positionieren wir eine Funktion für Projektverwaltung, die übergeordnete Ziele veranschaulichen soll. 

Diese Funktion hat diverse Vorteile: Die Geschäftsführung kann feste Aufgaben deklarieren und beispielsweise Mitarbeitern zuweisen. Die Kommunikation des übergeordneten Zieles ermöglicht den Mitarbeitern einen Fokus. Wenn sie wissen wohin der Weg führt, fällt es ihnen einfacher ein Teil davon sein zu wollen. In der übersichtlichen Form einer Checkliste werden alle anstehenden Aufgaben für eine Abteilung gebündelt. Auch die Mitarbeiter haben die Möglichkeit Listen zu bearbeiten oder eigene Listen zu erstellen. Neue Mitarbeiter verschaffen sich an diesem Ort einen guten Überblick und lernen wichtiges Unternehmens-Know-How in verträglichen Häppchen.

Die Eigenmotivation der Mitarbeiter wächst und gedeiht. Wenn zukünftig eine E-Mail zu diesem Thema eintrifft, denken sie nicht nur an die Aufgabe neue Kunden akquirieren zu sollen, sie verbinden es automatisch mit dem dynamischen Ziel Marktführer werden zu wollen. Teil davon zu sein, dieses Ziel zu erreichen, steigert in diesem Moment bereits die Bereitschaft schnell auf die E-Mail zu antworten. Es ist nicht mehr nur eine E-Mail, sondern eine E-Mail zu dem wichtigen Ziel, an dem alle gemeinsam arbeiten.

 

 

2. Gedankengut sichern und zu Unternehmensgut wandeln: Die nächste Funktion, die wir dem Team nahelegen, soll ebenfalls die Produktivität stärken. Diesmal jedoch dadurch, dass vermieden wird, dass wertvolles Gedankengut der Mitarbeiter verloren geht. Wie viele Ideen und gute Vorschläge gehen im Alltag jedes Betriebes unter? Es muss einen Ort geben, an welchem Mitarbeiter dazu angehalten werden ihre Ideen niederzuschreiben. 

Spontane Ideen gehen oftmals verloren oder werden irgendwo notiert, um dann in Vergessenheit zu geraten. Dabei kreieren die Mitarbeiter eines Unternehmens wertvolle Ideen, wenn sie tagtäglich mit den Produkten arbeiten. Wir entwickeln also eine Funktion, die sicherstellt, dass dieser Teil von produktiver Arbeit eine Umgebung erhält. Das Unternehmen profitiert von einer gepflegten und übersichtlichen Sammlung an Ideen und spornt gleichzeitig Mitarbeiter dazu an, sich aktiv in diesen Prozess mit einzubringen.

3. Pendenzen verwalten: Unerledigte Aufgaben haben bekanntlich den Ruf ebenfalls in Vergessenheit zu geraten. Dabei hat die Forschung herausgefunden, dass vor allem Aufgaben, die nie begonnen wurden gern mal unter dem Radar verschwinden. Unser Vorschlag: Wir implementieren eine Funktion zur Prioritätsverwaltung in die App. Somit gibt das Unternehmen seinen Mitarbeitern die Möglichkeit an die Hand Aufgaben zu notieren und diese mit Prioritäten zu versehen. Diese Sortierung steigert die Produktivität ungemein: Was muss sofort erledigt werden und was hat noch Zeit, sollte aber nicht vergessen werden?

4. Zeitmanagement: Das Starten der Uhr bei der Ausführung von Aufgaben verbessert nachweislich die Leistung im Vergleich zur Ad-hoc-Ausführung. Wir programmieren einen Timer in der App, der beispielsweise sicherstellen könnte, dass Meetings in der vorgegeben Zeit auch tatsächlich abgeleistet werden. Die Mitarbeiter haben durch diese Funktion die Möglichkeit konsequent daran zu arbeiten sehr produktive Phasen zu erreichen. Zudem wird Ablenkungen effizient entgegengewirkt, wenn bekannt ist, dass nur eine gewisse Zeit zur Durchführung oder Umsetzung einer Aufgabe vorher deklariert wird. Diese Funktion kann der Mitarbeiter auch für sich selbst nutzen, um seiner Arbeit produktive Höhepunkte zu verleihen.

5. Adé Papierkram: Den Urlaubsantrag zu drucken, auszufüllen und einzureichen scheint uns recht unproduktiv. Wir entwickeln eine Funktion innerhalb der App die sämtliche Formulare und Anträge digitalisiert und so kostbare Zeit einspart.

6. Weiterbildung: Gut ausgebildete Mitarbeiter erbringen nachweislich bessere Leistung und machen zudem weniger Fehler. Wir machen dem Unternehmen den Vorschlag einen Bereich zu programmieren, in welchem Mitarbeiter sich selbstständig weiterbilden können. Das Unternehmens-Know-How ist bereits vorhanden - warum nicht gleich digitalisieren und dem Mitarbeiter so die Chance geben, wichtige Bereiche für sich erschließen zu können. Beispielsweise immer dann, wenn ein Leerlauf im Betrieb aufkommen sollte.

7. Anreize schaffen: Pausen sind notwendig und erhalten eine langfristige Produktivität. Wir schlagen dem Unternehmen vor die Pausen der Mitarbeiter digital zu unterstützten, beispielsweise durch ein sportliches Angebot, dass digital zur Verfügung gestellt wird.

8. Wertschätzung: Der perfekte Antrieb zur produktiven Arbeit. Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen sind motivierter und erbringen bessere Leistung. Auch hier haben wir zahlreiche Ideen, wie wir dies digital stützten können. Dem Unternehmen machen wir den Vorschlag einen Bereich in die App zu bauen, an welchem besondere Leistungen gewürdigt werden.

Fazit

Die Technologien entwickeln sich Jahr für Jahr weiter. Es gibt unzählige Möglichkeiten Prozesse zu optimieren. Wir verstehen uns als Partner diese wichtigen Prozesse in Unternehmen zu digitalisieren und somit eine tatsächliche Verbesserung der Arbeitsabläufe zu bewirken. Die Arbeitsproduktivität ist dabei weniger ein Gradmesser für die Leistung der Mitarbeiter als für den Entwicklungsstand eines Unternehmens.

Auf neue Technologien zu setzen, ist eine hervorragende Option, um die Produktivität zu steigern. Zudem trägt es zur Markenwahrnehmung von Kunden und Lieferanten bei. So werden Sie als innovatives Unternehmen wahrgenommen, das auf neuen Technologien setzt.

Wollen auch Sie ihre Prozesse optimieren?

Wir entwickeln Apps, die individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind und eine fabelhafte Steigerung der Produktivität mit sich bringen.

02.12.2020
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